Het beheren van het kanaal email
Last edit by Thomas 2 years ago
Bij het tab van Beheerder > Channels > Email kunnen mailadressen worden toegevoegd en instellingen van mailadressen worden beheerd.
Wanneer een mailadres wordt aangemaakt in Omnidesk zal vrijwel altijd ook het mailadres moeten worden aangemaakt in het mailpakket aan de voorkant, bijvoorbeeld google for business, o365 of outlook. Vervolgens moet het nieuwe mailadres worden geforward naar het "forward-mailadres" in Omnidesk. Het forward-mailadres is altijd als volgt opgezet: support{{merknaam}}@{{accountnaam}}.omnidesk.com. Voor een bepaald merk en account in Omnidesk kunnen alle mailadressen die in bijvoorbeeld o365 worden gemaakt worden geforward naar dit forward-mailadres.
Instellingen voor mail na het aanmaken van het adres:
- From name/adres: Door de from name/adres in te stellen krijgt de klant bij een email uit Omnidesk te zien wie de mail heeft verstuurd. Vul bijvoorbeeld Klantenservice {{merknaam}} in als naam en klantenservice@{{merknaam}}.nl als adres.
- Ticket samenvoeging: Emails van klanten over een bepaalde tijdsperiode worden standaard gegroepeerd in één ticket. Deze tijdsperiode is aan te passen door de editknop bij maildressen te gebruiken. Ook kan dit voor een mailadres worden uitgezet bij de edit: "Group by time". Dit is ook uit te zetten voor bepaalde mailadressen. Stel de organisatie mailt vooral met individuen, maar bijvoorbeeld ook met incassobureau's die voor verschillende klanten mailen, dan kan met de optie te vinden onder Channels > Timeline exclusions worden voorkomen dat de mails van de incassobureaus in één ticket terecht komen. Een andere optie is de incassobureaus een ander mailadres van de organisatie te geven en bij de mailadres te configureren dat group by time uitstaat.
- Handtekeningen:
Handtekeningen voor emails kunnen in Omnidesk op 3 niveau's worden geconfigureerd: 1) merkniveau 2) mailadresniveau 3) medewerkerniveau.
Afhankelijk van of een handtekening moet afwijken per mailadres of per medewerker kan dit worden ingesteld.